El manejo de inventarios: ¿por qué es un dolor de cabeza?

Para que una organización trabaje de manera adecuada es necesario que posea un óptimo manejo de su inventario. Con el crecimiento de la empresa los procesos que lo regulan se vuelven más complejos y difíciles de controlar. Hacer frente a estos inconvenientes es fundamental si se desea prosperidad en su empresa. En vista de esto hoy revisaremos los principales efectos que genera un error en el manejo de inventarios.

6 errores en la administración del inventario

Los inventarios son mecanismos de control que regulan, facilitan y proveen una clasificación acertada de los productos o servicios disponibles dentro de una compañía. El deficiente manejo de inventarios ocasiona una infinidad de inconvenientes que no permiten el crecimiento de una organización. Algunos de los problemas que generan un dolor de cabeza en los administradores relacionados con él son:

  • El exceso de inventario: es el principal error que se comete en una mala gestión del inventario. Un exceso en su acumulación puede producir graves inconvenientes financieros que perjudican directamente a la empresa. Entre los principales efectos que esto tiene son los altos precios que ocasiona su almacenamiento, problemas de espacio en el almacén y una reducción de las ganancias.
  • Falta de actualización de los precios: lo que solo puede generar pérdidas debido a los gastos en su almacenamiento, transporte y producción (o compra). La actualización periódica es un requisito indispensable para poder fijar los precios de venta de los productos. Si se omite este paso una empresa no podrá asegurar su crecimiento y se estancará de forma indeterminada.
  • Registros equivocados de códigos de producto: que dan pie a pérdidas significativas, a una mala reputación frente a los consumidores o retrasos en las ventas. La administración de los inventarios debe funcionar bajo una gestión perfecta para evitar errores en los registros de códigos.
  • Buffers fallidos de inventario: que se originan cuando se realiza una mala estimación de compra o venta y la empresa no puede recuperar en el tiempo previsto la inversión que se ha desembolsado. Prever la demanda de productos por parte de los consumidores es una de las claves que asegura el ascenso rápido de una organización. Un software de inventario es capaz de realizarlo de manera eficiente.
  • Frecuencia ineficiente en las revisiones: revisar el inventario físico es importante para contrastar los datos digitales con la realidad. Una mala gestión en estos procesos genera que una empresa detenga toda su producción durante uno o más días. Esto se traduce en pérdidas de venta, ensamblaje o producción que puede ser perjudicial si no se ha hecho una planificación inteligente.
  • Negligencia administrativa: el inventario es un engranaje que necesita que todas las partes se encuentren funcionando para evitar problemas en los números. Una ineficiencia administrativa en la comunicación, en la manufactura, en la planificación o en la estandarización de los procesos genera que el sistema colapse y no pueda ofrecer los beneficios que se esperan de él.

Causas de una mala gestión en el inventario

Las razones por las cuales los errores enumerados llegan a presentarse son variadas y dependerán de la gestión individual de cada empresa. A pesar de ello es posible enumerar algunas causas concretas que son universales y que deben evitarse. Las más usuales son:

  • Falta de automatización: la no automatización de los pedidos, registros, ventas o entregas puede desequilibrar completamente la gestión del inventario, así como acarrear problemas en otros departamentos de la empresa. Esta debe ser siempre en tiempo real para evitar retrasos inoportunos que solo resulten en secuelas contraproducentes.
  • Seguir manejando un inventario manual: que no es capaz de abastecer la cantidad de datos, registros y movimientos que se realizan día a día (o no los hace de forma eficiente). Lo mejor es optar por un software especializado de inventario que facilite acceder a estos datos de forma oportuna e inmediata.
  • Una errónea planificación de compras: las compras no planificadas o las realizadas a último momento también son contraproducentes para el manejo del inventario. Esto puede evitarse con una planificación adecuada que permita controlar cuándo y cómo se desarrollarán los movimientos de la empresa.
  • Falta de comunicación entre los departamentos: sobre todo en las firmas que tienen más de una sucursal o almacén. Esto genera que los datos reales no puedan ser obtenidos por los administradores, generando pérdidas significativas y problemas interdepartamentales.
  • No poseer asesoramiento: de organizaciones experimentadas que cuentan con las habilidades y destrezas necesarias para erradicar los inconvenientes más agudos que se generan en el manejo del inventario. Un asesoramiento de calidad es importante si se desea lograr los objetivos esperados a corto y largo plazo.

Para que el inventario no genere dolores de cabeza innecesarios deberán seguirse los puntos tratados con anterioridad. No se debe dejar sucumbir ante los procesos relacionados con él, pues siempre se podrán encontrar alternativas favorecedoras que darán pie al éxito de la empresa.

 

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