5 problemas que un software de gestión empresarial puede resolver en una empresa

Sin importar la rama o el sector al que pertenezca, el crecimiento y transformación de una empresa generará problemas de información relacionados a su línea de producción, cadena de suministro, administración financiera y control de recursos materiales y humanos. Momento en el que un software de gestión empresarial representará un universo de diferencia en la viabilidad de un proyecto.

Si bien las potentes funciones modulares de sistemas ERP, como SAP Business One, tienen la capacidad de adaptarse a todo tipo de necesidades, perfiles de producción y dimensiones de empresa, el éxito y alcance de esta adaptación (y el impacto final) depende, en su fase inicial, de la implementación.

En este caso, implementar es optimizar y, optimizar requiere de la detección de problemas, a los que cualquier empresa termina sujeta. Estos son los más comunes, que, con la consultoría e implementación de software de gestión empresarial que caracterizan a Inforum, pueden solucionarse fácilmente.

El acordeón de origami

¿Es este un escenario familiar?

1. Producción detecta la necesidad de incrementar su materia prima y solicita a compras una adquisición extraordinaria. El trámite le lleva 48 horas.

2. Compras debe recabar información adicional sobre la adquisición extraordinaria y reunir la documentación que finanzas necesita; 48 horas más.

3. Finanzas preparará los informes previos, los ajustes de presupuesto y reconfirmará con el área de producción el pedido antes de enviarlo a una mesa directiva para autorización.

4. Producción recibe la materia prima fuera una semana después y tendrá que devolverla; la ventana de oportunidad para entregar un excedente se ha cerrado. La devolución no recuperará la inversión inicial.

Contar con una base de datos de recursos humanos y materiales unificada para todos los departamentos: una cadena de requisición de una semana puede convertirse en un solo movimiento simultáneo de menos de un par de horas.

Reportes financieros con retraso de tiempo

Esta puede ser la ventaja más sencilla de explicar de un sistema de gestión empresarial bien implementado, justo como la problemática asociada.

No existe ninguna razón para no poder observar el capital total de una empresa y sus movimientos, actualizados en tiempo real.

Inventarios imprecisos

En estos tiempos, la recabación de un inventario sobre conteo debería ser, en todo caso, un recurso de emergencia ante la sospecha de robo o extravío de mercancía y nunca una práctica que desvíe recursos necesarios en otras áreas.

La optimización de inventarios, el seguimiento de distribución y su logística, son todos elementos que pueden ser mantenidos en el mismo documento consultable por todos los departamentos del que comenzamos a hablar en el primer apartado.

Amnesia documental o pérdida de información

En una empresa pueden existir registros y bibliotecas de facturas, expedientes de empleados e información técnica que, extrañamente, ningún departamento consulta.

Cuando estos registros y archivos son físicos e impresos, estadísticamente, la razón se concentra en la cantidad de tiempo y esfuerzo que deberá invertirse para consultar y volver a organizar el archivo. Lo más increíble es que todos estos problemas tienen un origen en común.

Sistema de información ineficiente ante el crecimiento de la empresa

Cuando se habla de una empresa en crecimiento, hay un solo síntoma constante sin importar su modelo de negocios, nacionalidad o identidad; siempre se trata de una infraestructura en expansión.

Y una infraestructura en expansión, significa una tubería de comunicación cada vez más compleja, extensa, ambivalente y en muchos casos incluso con graves intermitencias: departamentos y áreas que duplican esfuerzos sobre un mismo problema, soluciones y ajustes que no se comunican, toma de decisiones que no permean hacia todos los niveles de la organización.

La consecuencia inmediata implica un desgaste que puede, eso sí, terminar conectándose hacia cada departamento; la consecuencia final implica una utilización ineficiente de recursos humanos y materiales; una pérdida financiera.

Un sistema de información eficiente, en cambio, creará un documento único, consultable por todos los departamentos y editable en rubros específicos por cada uno de ellos. Un tablero de corcho al que todos tienen acceso, manteniendo a cada sección, por distante que se encuentre, debidamente informada.

Consideraciones finales

Si algunos de estos escenarios han hecho eco dentro de las necesidades de nuestra propia empresa, será importante saber que una implementación genérica de un software administrativo empresarial, a menudo conseguirá resultados no esperados, e incluso contraproducentes:

• Áreas sin problemáticas previas cuyo rendimiento disminuye por una toma de decisión que no la consideró.

• Un sistema de gestión que no se utiliza uniformemente y por tanto, no genera condiciones óptimas.

• El regreso de los mismos problemas en una versión digitalizada.

Ante tales riesgos, debemos tomar en cuenta que la implementación de un software de gestión empresarial, implica en todos los casos una consultoría que perfile las necesidades, establezca una planeación y brinde soporte con la finalidad de incrementar la eficiencia de las áreas funcionales y saldar los problemas reales.

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