La guía definitiva para elegir el mejor ERP para su empresa

Las tecnologías de la información (TI) revolucionaron el mundo de los negocios. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se diseñaron para automatizar las operaciones de las compañías, sin importar su tamaño. Los estudios demuestran que el 40% las corporaciones que han implementado un Enterprise Resource Planning, experimentan un aumento considerable de su productividad.

Sin embargo, no se trata de un procedimiento automático. Los ERP demandan investigación, planificación y adaptación a las necesidades y características de cada proyecto. Es una importante inversión de tiempo y dinero, que debe ejecutar con una visión gerencial estratégica.

¿Cómo implementar un ERP para su empresa?

Las ventajas que ofrece un ERP para su empresa son invaluables:

  • Uno de sus primeros beneficios es la reducción de costos en el funcionamiento.
  • Aumenta la rapidez en el flujo de trabajo.
  • Propicia la integración de las bases de datos de cada departamento en una misma plataforma.
  • Genera un mayor control sobre la cadena de producción y distribución.
  • Se eliminan las duplicidades en los registros y las operaciones.
  • Permite una proyección analítica de los escenarios futuros, propiciando una toma de decisiones a la altura de las exigencias de cada entidad y sus nichos.
  • Maximiza la seguridad de la información.
  • La eficiencia se incrementa y disminuye el margen de error.
  • Conectividad en tiempo real.

Si desea disfrutar de estas mejoras, es imprescindible diseñar una metodología adecuada para la aplicación de un ERP. El primer paso es conocer los tipos de sistemas disponibles en el mercado.

ERP en la nube vs ERP on premise

El camino hacia la digitalización es un proceso crucial para cualquier negocio. Existen dos modalidades de Enterprise Resource Planning. Cada una de ellas tiene debilidades y fortalezas.

ERP on premise: Se trata de un software creado y configurado a partir de la arquitectura interna de cada cliente. Es 100% personalizado. Requiere la adquisición de una solución tecnológica y la contratación periódica de un proveedor para su actualización, mantenimiento y soporte técnico. Las organizaciones poseen el control interno de la herramienta. Se hace indispensable el entrenamiento del personal para un desarrollo y ejecución satisfactorios.

Puntos a favor

  • Se ajusta a las especificaciones de cada compañía.
  • Provee de altos niveles de seguridad.
  • Su diseño se puede adaptar a los cambios, crecimiento y nuevos retos.

 

Puntos en contra

  • Demanda una inyección financiera considerable para su creación e implementación.
  • Los usuarios deben adquirir un servidor.
  • Exige entrenamiento de los empleados.

 

ERP cloud: Las plataformas ERP para su empresa que se encuentran alojadas en la nube, no requieren la compra de servidores propios. Estos sistemas permiten almacenar la información en plataformas online flexibles que pueden ser públicas o privadas. Los pagos se realizan a modo de suscripción. La inversión dependerá de las licencias y la cantidad de usuarios que participen mensual o anualmente.

Puntos a favor

  • Son mucho más económicos.
  • Su aplicación es práctica, sencilla y rápida.

 

Puntos en contra

  • Se trata de plataformas predeterminadas.

Criterios funcionales y tecnológicos para elegir un ERP

Seleccionar el mejor software para su empresa, comprende una serie de acciones orientadas al éxito:

  • Indagar sobre las diferentes opciones.
  • Conocer a los proveedores y sus propuestas.
  • Analizar las experiencias y resultados obtenidos por otros consumidores.
  • Evaluar la capacidad de integración, permeabilidad y usabilidad.

 

Desde el punto de vista tecnológico, hay varios factores que resultan imprescindibles:

  • Un buen sistema de planificación de recursos empresariales ofrece una estructura multiplataforma. Es vital que pueda adaptarse a diferentes sistemas operativos, con alternativas abiertas a la actualización. También debe ser compatible con los dispositivos móviles.
  • Con el propósito de simplificar la corrección de errores y el mantenimiento del software, sus módulos deben estar seccionados en multicapas.
  • Las innovaciones tecnológicas avanzan rápidamente. Ante esta realidad es vital que el programa cuente con un alto nivel de adaptación.
  • La autonomía es indispensable para simplificar los procesos. La conectividad con diversas soluciones de ofimática, facilitan el desempeño de múltiples tareas como: reportes, cronogramas, e-mail marketing, entre otras.
  • En el caso de los ERP on premise, un código fuente estándar evita la dependencia con un único proveedor de servicio.

 

Dentro de los aspectos funcionales, se señalan a continuación las indicaciones más importantes:

  • Los programas de gestión deben ser intuitivos y amigables. La única forma de evitar la resistencia al cambio, es garantizar que los trabajadores puedan usarlos sin inconvenientes.
  • Los ERP deben integrar todos los departamentos de la empresa en una estructura global, agrupada en módulos. De esta forma los interesados pueden acceder en tiempo real a la totalidad de sus áreas, con el objetivo de tomar las mejores decisiones a corto, mediano y largo plazo.
  • El sistema debe ser modificable. Debe estar abierto a añadir nuevos servidores, usuarios o segmentos.
  • La comunicación con otros programas es una virtud que facilita la exportación de información, para ser vista y utilizada por medio de diferentes aplicaciones.

 

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