¿Por qué la implementación de tecnología en una empresa ya no es una opción?

Siempre llega un momento en el que, por muy bueno y útil que haya sido, todo sistema operativo o programa alcanza un límite en cuanto a su capacidad y utilidad debido a las constantes innovaciones que experimenta la sociedad actualmente, y muy particularmente en el mundo tecnológico asociado al campo del software. Bien sea porque las necesidades han cambiado haciéndolos innecesarios, o porque la manera de manejar la información en cuanto a velocidad, enfoque o seguridad ha variado tanto que terminan ralentizando las operaciones, arrojando resultados que ya no aplican, o teniendo fallas de seguridad que hacen que sean más un problema que una solución.

Tecnología en una empresa

Los procesos antiguos ya no son viables, pues debido a ellos la empresa tiene la información diseminada en secciones individuales por doquier. Para poder funcionar correctamente hoy en día, es absolutamente imperativo contar con una plataforma de interconexión interna con interfase hacia medios externos y funcionalidades mucho más complejas; que además sea capaz de mantener todo en un orden absoluto y a plena disposición en todo momento y lugar para todos en la empresa.

En el corazón del sistema debe operar un sistema informático que tenga la capacidad de manejar toda la información que compete a cada área como recursos humanos, contabilidad, finanzas, línea de producción y logística entre otros, siguiendo parámetros férreos de seguridad fijados por la alta gerencia, y basándose en criterios de autoridad claramente decididos con antelación.

Este es el motivo por el cual emplear tecnología en una empresa es tan importante. Como ejemplo ilustrativo se puede mencionar que una herramienta tan útil como Excel siempre resultó ser cómoda para trabajar, pero en la actualidad es imposible confiar en su capacidad de manejo de datos para realizar los procesos de la empresa, pues el volumen y naturaleza actual de lo que usted necesita, no solo es demasiado para su simpleza, sino que se requiere la realización de tareas para las cuales no fue diseñado, aunque en el caso de necesitar reportes sencillos de carácter individual, aún es funcional.

La informática no se trata de sentarse frente a un monitor mientras se opera una gigantesca hoja de Excel con filas, columnas y pestañas abiertas en un número inimaginable, interrelacionadas todas ellas con complejas fórmulas que, al ocurrir el más mínimo error (que con toda certeza ocurrirá), acarreará un caos tan absoluto que inevitablemente desembocará en una inmensa pérdida de dinero, trabajo y tiempo.

¿Más razones por las que se necesita prescindir de lo antiguo?

Las empresas, dependiendo de su área de especialización, deben realizar entre muchas otras cosas tareas como:

  • Cálculo de estructuras, infraestructuras e instalaciones.
  • Control de personal, absentismo, vacaciones, etc.
  • Manejo de base de datos de clientes y proveedores.
  • Contabilidad
  • Planificación.
  • Proyectos
  • Elaborar presupuestos, facturas, pedidos, albaranes.
  • Informes y reportes que deben ser compartidos y almacenados.

 

Y es cierto que cada una de estas tareas, puede ser "manejada" hasta cierto punto mediante el uso de Excel, pero esta práctica ya no es viable hoy en día por el nivel de complejidad que ha alcanzado el manejo de datos. Existen tareas que van más allá de las capacidades que tiene:

  • Nivel de abstracción: cualquiera puede hacer una hoja de Excel a su gusto y que aparentemente funcione muy bien, pero; un albarán, ¿tiene relación con un solo pedido? Un producto cualquiera, ¿forma parte de una sola línea de productos?, ¿existe en esa hoja hecha una correlación exacta y bien definida entre los factores que la conforman?
  • Eficiencia: la velocidad de procesamiento y manejo de datos que se obtiene, dista por mucho de la rapidez y precisión que da una plataforma entera. Basta con imaginar el caso en el que no se trata de un solo archivo sino de tener que realizar una búsqueda entre miles o millones de archivos y a su vez efectuar labores comparativas entre la información contenida en ellos para así construir las tablas necesarias para proceder a una planificación efectiva.
  • Flujo de información: lo más común en toda empresa sana es compartir información entre sus diferentes áreas, si se comparte todo en hojas de Excel, se tiene información estática, no informa en tiempo real.
  • Interfaz: no importa cuánta creatividad se tenga al momento de embellecer una hoja de Excel, no dejará de ser una simple tabla de cálculo y su desarrollo no contempla habilidades como las que puede observar en una red.
  • Seguridad: y si de seguridad se trata, ya no hay más nada qué decir, al ser abierta la hoja por parte de alguien que necesite ver su contenido, cualquier error accidental que conlleve la modificación que contiene, puede tener consecuencias catastróficas por decir lo menos.

 

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